Sessiemakers in de praktijk
Yes je hebt de eerste stap gezet!
Jij gelooft in effectievere en energiekere sessies binnen jouw werkomgeving maar hebt daar misschien hulp en ondersteuning in nodig? Wat kan Sessiemakers voor jouw organisatie betekenen? Dat lees je op deze pagina vol met praktijkvoorbeelden.
Kortgezegd zijn wij op 3 manieren in te zetten:
- In het ontwerpen van een maatwerksessie (waarbij jij zelf
zorgdraagt voor de uitvoering/facilitatie) - In het ontwerpen plus faciliteren van een maatwerksessie
- In het trainen van medewerkers om hun facilitatieskills te
ontwikkelen
En dat doen we op onze inmiddels wijdbekende manier: met veel energie, interactie en positiviteit. Kenmerkend hierin is de inzet van de nodige coöperatieve en/of activerende werkvormen. Werkvormen zijn oefeningen met een duidelijk doel die helpend zijn om deelnemers op een gekaderde manier te enthousiasmeren en te activeren. Verwacht bij ons dus geen ‘sit & listen-sessies’ maar vooral ‘samen aan de slag-sessies’.
Hoe we van start gaan? Meld je bij ons met je vraagstuk. Van daaruit gaan we altijd eerst vrijblijvend met jou een kennismakinggesprek aan om in te kunnen schatten of er een wederzijdse match is. Zo ja, dan maken we een offerte voor je op. Is deze akkoord? Dan gaan we van start met het sessiedesign en ontwerpen we een concept-draaiboek wat we met je gaan bespreken. Na finetuning, als iedereen tevreden is, stemmen we de laatste punten af en zijn we klaar voor de uitvoering!
Weten hoe anderen onze trainingen, sessies en samenwerking hebben ervaren? Lees het in onze reviews op Google.
Praktijkvoorbeelden van maatwerksessies
Op de komende pagina’s lees je volop voorbeelden van maatwerksessies die wij hebben ontworpen en uitgevoerd. Van kick-offs tot visie-bepalingen tot teamdagen tot creatieve sessies (en alles er tussenin!)
Kick-off: samen van start als projectgroep
Vraagstelling: “Binnenkort gaan we van start met een nieuwe Plato-groep. We vinden het belangrijk dat de 16 leden met elkaar kennismaken vanuit hun functie maar ook als persoon. Ook zien we graag dat er samen wordt bepaald wat de thema’s en gedragsregels voor dit traject worden”.
De start van een team of project verdient aandacht. Want dán is het moment om de basis voor een goede samenwerking te leggen. We worden daarom regelmatig gevraagd om een energieke en verbindende kick-off te verzorgen.
Een kick-off leunt volgens ons op 2 belangrijke pijlers: ontspanning en verbinding. Dit stimuleren we met kleine en grote interventies. Van het creëren van de juiste sfeer tot aan het bepalen van passende werkvormen en het gebruiken van verschillende zit- en sta-opstellingen. Alles ten dienste van het bereiken van de doelstelling.
In deze kick-off stond daarnaast het bepalen van de spel- en gedragsregels centraal. Hoe werken wij de komende periode met elkaar samen? Hiervoor hebben we een mooie werkvorm gekozen uit de wijdbekende Liberating Structures. Met de zogenaamde 1-2-4-all hebben we op een gestructureerde manier een shortlist laten opstellen waarbij consensus centraal stond. Met een groepsgedragen set van spelregels als resultaat.
Reactie van de organisatie:
“Een avond met een lach! Wij gaan ervoor, dank!”
Team/visiedag: In verbinding met elkaar én de visie
Vraagstelling: Ons relatief nieuwe team van 25 docenten en onderwijsassistenten mag meer in verbinding komen met elkaar en met de schoolvisie. Voor wat betreft deze visie zijn wij erg benieuwd hoe de docenten hierover denken? Wat missen zij in de huidige visie en willen ze graag terugzien in de komende visie?
Tijdens deze ochtend hebben we heel wat zaken een plek moeten geven. Dit leidde tot een draaiboek met veel onderdelen en oefeningen. De vaart moest erin! Maar deze groep deelnemers vond dat prettig. We gingen van ontmoeten en verbinding naar het ophalen van schoolparels. Zo startten we in een positieve flow en werd er niet onnodig aan oude koeien gedacht. Vervolgens pakten we door in het vertalen van de parels naar kernwaardes om zo input te verzamelen voor de nieuwe visie. En dat alles op attractieve en afwisselende manieren.
Resultaat: Er is gepraat, gezweet en gelachen. Alle deelnemers zijn interactief met elkaar aan de slag gegaan om, met draagvlak, te komen tot een set van breed gedragen kernwaardes. Met een moe maar zeer voldaan gevoel stopt de schooldirecteur de opgehaalde templates met concrete input in de tas. De juiste stappen zijn gezet!
Leiderschapsdag: minder zenden, meer interactie!
Vraagstelling: Ieder kwartaal komen onze 50 nucleair professionals, uit het management, bij elkaar om geïnformeerd te worden over en betrokken te worden bij de lopende zaken. Kunnen jullie ons helpen hier meer energie en interactie in te brengen?
Inmiddels zijn wij al 2,5 jaar de facilitators van deze structurele leiderschapsdagen. Ieder dag heeft vaste elementen in terugblikken, inhoudelijke onderwerpen bespreken en vooruitkijken. Deze voorzien wij van een passende, interactieve component. Daarnaast creëren we ook ruimte voor onderlinge verbinding ter stimulering van het teamgevoel.
Resultaat: De opkomst van deze vaste dagen is enorm toegenomen en de dagen worden als zeer waardevol ervaren. Er is meer energie, betrokkenheid en ruimte om als professional mee te denken in het reilen en zeilen van de organisatie. De data voor volgend jaar staan alweer in de agenda dus we zien een tevreden partij. Daar doen we het voor!
Tweedaagse heidagen: Van workshop werkvormen tot het ontwerp van een eigen festival
Vraagstelling: Tijdens onze heidagen zijn we op zoek naar een partij die én invulling kan geven aan de lerende component én met ons een creatieve sessie kan ontwerpen waarbij we ons lustrumfestival kunnen gaan vormgeven.
Daar worden wij blij van! Eerst de deelnemers inspireren en laten leren om vervolgens het geleerde toe te laten passen in hun eigen praktijk. In een workshop Activerende werkvormen lieten we de deelnemers (grotendeels consultants) ervaren en leren hoe ze met de inzet van activerende werkvormen meer kunnen halen uit de sessies in hun werkpraktijk.
Daags erna prikkelden we de creatieve breinen tijdens een creatieve sessie met als doelstelling om te komen tot creatieve ideeën voor het eigen lustrumfestival. Met een geweldige locatie (boerderij!) konden we binnen én ook buiten veel aan de slag en werd het een waar leuk en leerzaam teamfeestje!
Resultaat: Naast het opdoen van kennis en voorbeelden rondom de inzet van activerende werkvormen, was de verrassing toch wel dat er een enorme bijvangst was. Omdat we bij het oefenen van de werkvormen kozen voor organisatiespecifieke onderwerpen en casussen ontstond er waardevolle output. Zo is er nagedacht over de identiteit van de organisatie, is er gereflecteerd op de onderlinge samenwerking en is er commitment gevraagd en gegeven om individueel en als organisatie hierin te ontwikkelen.
Stakeholderssessie: Inventariseren van ideeen en aanbevelingen
Vraagstelling: De woonstichting nodigt haar stakeholders (ca 30 personen) uit om hun ideeën, aanbevelingen en prioriteiten te horen m.b.t. ‘goed wonen in de regio’. Sessiemakers is gevraagd om dit op een energieke manier te faciliteren om met deze groep relevante input te inventariseren voor het komende beleidsplan ‘Goed wonen in de regio’
We worden blij als een organisatie het snapt! In het telefoontje werd namelijk meteen gezegd: “Maar het moet vooral ook een verrassende avond worden waarin iedereen zich gehoord voelt.” En dat is wat wij graag doen, zorgen voor een relevante sessie waarin alle deelnemers worden betrokken én er ruimte is voor kleine, onverwachtse dingen. Omdat het een relatief korte bijeenkomst is (2,5 uur) moeten we flink puzzelen en dit is gelukt. We hebben ervoor gekozen om er een actieve werksessie van te maken. Hier zoeken we een passende werkvorm voor uit, die aansluit bij de doelstelling: de Schatkist. Een mooie uitvoeringsvorm om in subgroepen te reflecteren op het thema Goed wonen in de regio. Vanuit ideaaldenken naar de realiteit naar aanbevelingen in 3 gekaderde stappen. Geen onnodig lange gesprekken, discussies zonder einde of gedraai in rondjes maar op een hoog tempo richting concreetheid.
Resultaat: In 2,5 uur is er ontmoet, verbonden, nagedacht, besproken en aanbevolen. Alles is gedurende de sessie door alle personen zelf vastgelegd op gestructureerde flipovervellen die
mee terug worden genomen de organisatie in.
Reactie van de organisatie:
“Kim heeft een bijeenkomst met zo’n 30 belanghouders van ons vorm gegeven en geleid. Onze gasten gingen opgewekt naar huis, nadat ze energiek hadden gewerkt aan onze toekomst van Goed Wonen. Er zijn mooie ideeën aangereikt en wederkerigheid vastgelegd. Onze gasten waardeerden de rol van Kim zeer hoog, mede door het scheppen van een open klimaat door weinig woorden.”
Jaarplansessie: Van onderuit naar boven, waar kunnen we mee aan de slag?
Vraagstelling: In tegenstelling tot andere keren willen we dit keer wel de medewerkers betrekken bij het opstellen van de jaarplannen. Hoe doen we dat op een manier die past bij deze pragmatische doelgroep die gewend is om letterlijk te bouwen (want medewerkers bouwbedrijf), maar niet figuurlijk?
Bij sommige aanvragen willen we echt even goed checken of wij de juiste match zijn. Zo hebben we de organisatie van de eerdergenoemde kerncentrale eerst mee laten doen in een gratis online sessie om onze stijl te ontdekken. En soms gaan we bij de organisatie langs. In dit geval betrof het een bouwbedrijf. Na een telefonische kennismaking hebben we met het management een werksessie ingepland om op locatie samen te brainstormen over de mogelijkheden en de aanpak van deze maatwerksessie. Tijdens deze werksessie haalden we niet alleen zeer waardevolle input op maar hebben we ook goed onze werkwijze en energie kunnen laten ervaren. Gelukkig bleek dit bedrijf net zoals ons ook van energie, enthousiasme en een tikkeltje eigenwijsheid te houden!
De opdracht: voor alle 4 de sectoren binnen het bedrijf, van de timmerfabriek tot nieuwbouw, in 4 aparte sessies aan de slag met de groep om te komen tot input voor de jaarplannen. Maar ook belangrijk: verbinding onderling stimuleren. Kennismaken op een ander niveau. Om nog beter te kunnen samenwerken. We hebben van alles uit de kast getrokken om deze bouwers aangehaakt te krijgen en houden en gelukkig.. hun eerlijke en overwegend enthousiaste reacties logen er niet om ☺.
Resultaat: Men was erg verrast over het kunnen doen omvliegen van de tijd. De verwachtingen vanuit de deelnemers waren in eerste instantie laag want ‘dit is niet ons ding’ maar ze vonden het de sessies leuk, leerzaam en waardevol. En oké.. voor sommigen een beetje te lang.
Commissarissen conferentie: een dynamische middag vol keuzemogelijkheden
Vraagstelling: De Coöperatieve Rabobank is een grote organisatie. We hebben de neiging om bij onze bijeenkomsten te vervallen in hetzelfde: informele kennismaking bij de koffie, het zenden van informatie en eventueel van gedachten wisselen in subgroepjes. Dit willen we beter en effectiever organiseren tijdens de komende Commissarissenconferentie. Kunnen jullie deze mee ontwerpen en voorbereiden?
In tegenstelling tot de meeste aanvragen was er dit keer enkel ondersteuning nodig bij het ontwerpen van het programma. Voor de uitvoering hadden ze een eigen team en dagvoorzitter. Geen probleem natuurlijk!
Het intakegesprek was zeer belangrijk. Want een grote organisatie die het graag ‘anders wil’ kan gevaarlijk zijn. Want hóe anders mag het zijn? En is daar consensus over? En zijn ook de organiserende en uitvoerende personen het hiermee eens? Toen daar breed ‘ja’ op werd gezegd hebben we een programmavoorstel gemaakt met volop keuzemogelijkheden om zo samen te kunnen kiezen wat het beste bij de doelgroep, doelstelling en overige randvoorwaarden (zoals budget, locatiegrootte) past. Dit hebben we verder uitgewerkt tot een draaiboek
Resultaat: Een vernieuwende conferentie met weloverwogen werkvormen en passende keuzes voor een grote organisatie als Rabobank. Tevreden deelnemers die verrast waren over de interactieve aanpak die zeker voor herhaling vatbaar was.
Reactie van de organisatie:
“Dank voor de frisse wind. Met name het besluit om de deelnemers op het moment zelf een keuze te laten maken voor de subsessies ondervond initieel intern (heel) veel weerstand, maar….. heeft heeeeeeeeeeeeeeel goed uitgepakt. Ze vonden het geweldig! Zeker voor herhaling vatbaar.”
Heidag: het opstellen van middellange-termijn pijlers op een creatieve manier
Vraagstelling: Het bestuur wil met elkaar (12 personen) een middellange-termijnvisie opstellen. Maar dan niet met voorspelbare inhoud waarvan het resultaat onderin een bureaula eindigt. Aan jullie de vraag of jullie met creatieve technieken/methodieken tot concrete, haalbare maar ook prikkelende doelstellingen kunnen komen voor de vernieuwde visie.
Dit is echt een vraagstuk waar wij blij van worden: organisaties die snappen dat als ze tot ándere output willen komen, ze op een ándere manier met de input aan de slag moeten. En dus toog Hanneke naar Ede om als procesbegeleider aan de slag te gaan. Met in haar rugzak tal van werkvormen om op een verbindende en creatieve manier te komen tot doelen voor de middellange-termijn.
Omdat er al 1,5 jaar geen fysieke bijeenkomst meer was geweest tussen de deelnemers, hebben we aan de start flink geïnvesteerd in iets cruciaals: verbinding met elkaar. En dat bleek succesvol, want de gesprekken en discussies die daarna volgden waren open met input van alle deelnemers.
Vervolgens zijn we het creatieve proces gestart met enkele inzicht gevende en opwarmende technieken om vervolgens de inhoud in te duiken en aan de slag te gaan met hun interne vraagstukken. Middels creatieve technieken werd er volop input verzameld.
Resultaat: Aan het einde van de dag waren 6 pijlers bepaald, in volgorde van prioriteit, met daaronder concrete, uitgewerkte acties. Lekker concreet!
Reactie van de organisatie: “Wij zijn ontzettend enthousiast over de sessie. Het is zo fijn hoe je verbinding hebt weten te creëren. Dat was voor mij de mooiste en meest waardevolle opbrengst van de dag. Bedankt daarvoor. Uiteraard was de inhoudelijke uitkomst ook heel mooi: realistisch, impactvol en uitdagend tegelijkertijd.”
Workshop op maat: facilitatie door de bril van de ledenraadsvoorzitter
Vraagstelling: In onze ledenraadsvergaderingen wordt veel informatie gezonden. Vaak is het een trein van PowerPointpresentaties. De vergadering is een moment om informatie te geven aan de leden maar eigenlijk willen we meer ‘andersom’ gaan werken: minder zenden, meer horen van de leden, interactiever en effectiever aan de slag. Kunnen jullie onze voorzitters hierin inspireren en handvatten meegeven?
Dit vraagstuk vraagt verdieping in de organisatie want wat is zo’n ledenraadsvergadering precies? Wat kan hierin beter? Hoe zijn de rollen binnen deze vergadering? Waar ligt de grootste leerbehoefte? We besloten om een voorverkenning uit te voeren en zelf een vergadering (inclusief voorbereidend overleg) bij te wonen. Deze ervaring, aangevuld met allerlei andere informatie en documenten, maakte het mogelijk om een workshop op maat te maken.
Resultaat: Een groep voorzitters die verrast was over de hoge mate van opbrengst die te halen is uit een workshop. Ook waren ze blij met de opzet die volledig afgestemd was op ‘eigen Rabobank materiaal’ als de organisatielijnen en specifieke sessie-doelstellingen. Enerzijds hebben ze de rugzak gevuld met tips, tools en werkvormen. Anderzijds zijn er goede gesprekken gevoerd met andere voorzitters, ervaringen gedeeld en nieuwe kansen gecreërd. De workshop werd gewaardeerd met een 9, dat zijn cijfers waar we blij van worden!
Oisterwijk bouwt aan een betere samenwerking tussen medewerkers, college en gemeenteraad
Vraagstelling: Afgelopen zomer beantwoordden medewerkers, college- en raadsleden en inwoners een vragenlijst over de staat van de lokale democratie, genaamd Quick Scan Lokale Democratie. Uit de reacties bleek dat de samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie beter kan. We willen hier nu concreet mee aan de slag, maar zoeken een partij die dit dynamische en interactief kan oppakken, zodat we dit eens anders aanvliegen met hopelijk mooie, effectieve en waardevolle output. Doel van de avond is dus het gezamenlijk gesprek te voeren en het komen tot verbeteracties. Deze worden opgenomen in het raadsvoorstel dat einde eerste kwartaal aan de raad wordt aangeboden.
Met een groep van 60 personen startte men met een buffet en daarin zien wij natuurlijk kansen om dat onderlinge, verbindende gesprek al te gaan voeren. Met eigen ontworpen placemats in diverse betekenisgevende kleuren stimuleerden we interactie en werd er begonnen voordat we eigenlijk echt begonnen waren.
Om de dynamiek te verhogen werden al deelnemers vervolgens, in een ruime zaal ontvangen in verrassende zitopstelling van een binnen- en buitencirkel. Een dynamische manier van dialoog voeren gericht op elkaar en elkaars functie beter leren kennen, vooroordelen weghalen en nader tot elkaar komen. Uiteraard bouwen wij vervolgens de opstelling weer om voor de volgende onderdelen die stap voor stap toewerken naar het behalen van de centrale
doelstelling.
Resultaat: Er is een dynamische avond ontstaan vol afwisseling maar ook met structuur en kaders om doelgericht te kunnen werken. Ondersteunend hieraan hebben gewerkt met diverse templates die het mogelijk maakten om de oefeningen te kaderen en de output te vangen. Topavond!
Hanneke Geurts en Kim Hendriks zijn echte verbinders! Ze verbinden, ieder vanuit hun eigen kwaliteiten, collega’s aan elkaar, theorie aan praktijk en kennis aan creativiteit. Met hun aanstekelijke enthousiasme weten ze iedere training tot een klein feestje te maken zonder de doelstellingen uit het oog te verliezen.
Vragen of kennismaken?
Stuur een mailtje naar hallo@sessiemakers.nl of bel op 085-0600 942. Doen hoor!
