HELP – om saaie, lange praatjes te voorkomen

En toen kwam die bestuurder met een heel gedetailleerd verhaal voor de hele groep… Of de projectleider die oneindig in herhaling valt en maar praat en praat. En de directrice neemt natuurlijk veel langer de tijd dan afgesproken… De groep deelnemers hangt achterover, grijpt naar de telefoon en verliezen de ontspanning…Daar gaat je betrokken groep deelnemers!

Hoe om te gaan met dat verplichte, veel te lange, praatje van een belangrijk individu?

We kennen het allemaal wel. Tijdens alle belangrijke bijeenkomsten wordt er een openings- of afsluitend woord gedaan door een belangrijk persoon. Iemand die iets voor het zeggen heeft. Mededelingen, terugblikken, verslagen of overzichten, de vaste praatjes die standaard te lang duren. Men denkt dat het allemaal belangrijk is wat gezegd wordt, maar de toehoorders slaan er amper iets van op. Sterker nog, bij een goede presentatie slaat men maximaal 10% op. En…frustratie van het uitlopen van het programma. Je kunt je voorstellen dat dat gevoel van ontspanning en verbinding waar je naar streeft in één klap weg is.

We zien het zo vaak gebeuren. De facilitator die met enorm veel energie en interactie de bijeenkomst heeft geopend. Vol enthousiasme wordt er een belangrijk persoon aangekondigd. De groep is verrast door de opening, raakt ontspannen en verbonden met een stijging in energie. En dan… slippen de minuten door je vingers, de deelnemers zakken weg. Dit stukje had je losgelaten. Praatje van de bestuurder, duurt zolang, plan maar in. Resultaat; een oneindig saai praatje van die belangrijke persoon wat langer duurt dan afgesproken waar je geen regie over hebt…

Daar wil je als facilitator, dagvoorzitter of werkgroep natuurlijk grip op hebben!

Wij delen DE tip om deelnemers nooit meer in slaap te laten vallen tijdens dat té lange praatmoment. Om het gapen, achteroverleunen, fluisteren en telefoongebruik te vermijden. Om die ontspanning en verbinding hoog te houden. Zet HELP in.

Hou het kort(er)

  • geef deze belangrijke persoon minder tijd dan je ingepland hebt, uit voorzorg. Geef aan dat hij of zij 10 minuten krijgt waar je er 15 of 20 inplant, met een leuke energizer achter de hand mocht het echt lukken om binnen de tijd te blijven.

Extra persoon

  • maak van de presentatie een interview / dialoog zodat je kunt inspringen. Een duo is fijner om naar de kijken én luisteren en geeft een prettiger dynamiek. Ons brein kan dan langer en intensiever volgen. Plus, je bent onderdeel met regie.

Laat de presentatie voorbereiden

  • zo komen er minder snel onnodig veel vertakkingen. Controleer eventueel de voorgeschreven pitch en plan een gesprek in om in te gaan op wat echt belangrijk is om over te brengen. Haal alle ruis weg en creëer impact met een korter stuk.

Plan een werkvorm in

  • maak van de presentatie een interactieve werkvorm – geef kaders! Kijk vooral eens bij onze top 5 interactieve werkvormen om inspiratie op te doen. Met een werkvorm zorg je voor variatie en zijn de deelnemers onderdeel ipv toehoorder.

Samen met jouw draaiboek, plan B en de afwisseling in werkvormen zorg je ervoor dat de deelnemers niet onnodig energie en aandacht verliezen. Neem de regie!

Music please!

Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang onze pdf ‘Muziek in je sessie’!

Gratis sessie

‘Meer interactie in jouw meetings’
16 november van 10.00 – 11.00 uur

Online/offline meeten, trainen en samenkomen. Het is aan de orde van de dag. Maar dat wil niet zeggen dat het allemaal vanzelf gaat. Want het vergt best wel wat voor jou als sessieleider, manager of voorzitter. Hoe krijg je (alle!) deelnemers geactiveerd? Hoe houd je ze betrokken? Hoe krijg je de gewenste output? Meld je gauw aan voor deze gratis sessie ‘Meer interactie in jouw meetings’

Instructie babbelstenen

Welkom bij de instructie van onze babbelstenen! Onze babbelstenen zijn namelijk dé tool om op een laagdrempelige manier tot andere taal te komen. Taal waar je zonder deze beeldende aanjagers moeilijker bij was gekomen. Zet ze in als kennismaker, brainstormer, opwarmer, evaluator.. er is weinig wat niet kan! Hier beneden zetten we wat ideeën op een rijtje.

Kennismaken
“Ik ben Anja en werk als projectondersteuner bij de afdeling blablabla… en daar blablabla” En dat nog eens 12 keer. Gemiste kans! Want wat onthoud jij van deze saaie voorstelrondjes? Waarschijnlijk niet veel. Stimuleer mensen om andere taal te gebruiken. Onze babbelstenen zorgen voor kaders maar juist dat zorgt ervoor dat er zaken worden verteld die wél leuk zijn om van elkaar te horen.

Stappen

  1. Geef je deelnemers de instructie dat ze 5 stenen te zien gaan krijgen en dat ze wordt gevraagd om er hiervan 3 te kiezen die ze gebruiken om iets over zichzelf te vertellen (meer of minder mag natuurlijk ook).
  2. Geef zelf het voorbeeld: draai de stenen en kies er eentje uit.
    Bijvoorbeeld ‘paraplu’: “Ik hou ontzettend van de natuur en ga dagelijks naar buiten, zelfs als het regent! Ook al heb ik weinig keus dankzij mijn allerliefste labrador.” Of de circustent: “Ik ben een echte grappenmaker, mij zou je zo als clown in het circus kunnen vinden, alleen dan zonder die rode neus ;)”.
  1. Draai opnieuw de stenen en laat de collega’s zich introduceren. Ofwel plenair, ofwel in kleinere groepjes.

Variant
Stel niet jezélf maar elkáár voor. Eens kijken welke stenen je collega voor je uitkiest.

Teambuilding
De babbelstenen zijn ook ideaal om te gebruiken om gezamenlijk een vraagstuk te bespreken.

Stappen

  1. Geef een inleiding op het vraagstuk en zorg dat deze voor iedereen helder is.
  2. Verdeel de groep in kleinere subgroepen.
  3. Draai ofwel plenair aan de stenen of indien digitaal, geef ieder groepje de link naar de pictopagina zodat iedere groep zelf toegang krijgt.
  4. Geef duidelijk aan hoe de groep verslag moet leggen (bijvoorbeeld op een flipover of een online whiteboard?)
  5. Na terugkomst volgt er een plenaire terugkoppeling.

Voorbeeld
Je wil graag ‘de samenwerking’ in het team bespreken. Geef de subgroepen eventueel denkrichtingen mee in de opdracht:

  • Wat is onze kracht en wat is onze valkuil?
  • Wat missen we nog?
  • Waar zijn we het meeste trots op?

Idee
Je kunt de babbelstenen ook inzetten om tot een (ludieke) nieuwe slogan voor jullie afdeling of organisatie te komen. Of een ondertitel voor een nieuw te lanceren product.

Evaluatie
Ook voor een snelle, korte evaluatie kun je de babbelstenen inzetten. Zelfs al heb je maar 2 minuten!

Stappen

  1. Vraag aan het einde van een sessie om 1 van de gedraaide stenen te kiezen en hierop te associëren: “Wat vond je van deze sessie?”
  2. Ga iedereen kort langs voor zijn/haar reactie of, indien digitaal, laat de reacties in de chat zetten. Bijvoorbeeld: “Ik vond deze training als pizza: heerlijk maar ik zit wel aardig vol nu.”

Idee
Langer de tijd? Laat dan een paar evaluatievragen beantwoorden met de stenen. Bijvoorbeeld:

  1. Hoe kijk je na deze sessie aan tegen het thema X?
  2. Wat heb je gemist of wat zou je nog willen weten/leren?
  3. Wat zou je mij adviseren voor een volgende bijeenkomst?

Alles kan, varieer er gerust op los!

Creativiteit stimuleren
Voordat je aan het brainstormen slaat, is het belangrijk om het brein van je deelnemers op te warmen. Met een goeie ‘opwarmer’ gaat de creativiteit van de deelnemers alvast stromen. Met de inzet van de babbelstenen kun je dit al op een eenvoudige en snelle manier doen.

Stappen

  1. Geef de opdracht: “2022 komt eraan. Welk nieuw product gaan wij op de markt brengen?”
  2. Maak tweetallen en draai de stenen (of indien digitaal: geef iedereen toegang tot de pictopagina). Laat ieder groepje met 2 stenen een nieuw product of dienst bedenken. Let op: associërend dus niet letterlijk het combineren van 2 stenen.

Idee
Niveau hoger? Gooi er dan wat competitie in! Bedenk per groepje in 5 minuten tijd zoveel mogelijk nieuwe combinaties door steeds 2 stenen te pakken. Hoeveel nieuwe dingen weten ieder groepje te bedenken? Het groepje met de meeste combinaties wint!